Contexte
La pratique du droit notarial peut poser des défis uniques en matière de protection des renseignements personnels. En plus d’assumer leur rôle de conseiller juridique, les notaires travaillant notamment en solo, en cabinet ou en entreprise peuvent aussi agir comme gestionnaires d’entreprise et, par ce fait même, comme responsables de la protection et de la sécurité des données sans nécessairement avoir accès à des ressources spécialisées ou à une expertise technique en matière de cybersécurité.
Or, la protection des renseignements personnels prend de plus en plus d’importance pour vous « nos clients ». Ainsi, les notaires doivent s’adapter pour répondre à ces exigences. Cela est d’autant plus vrai au Québec alors que la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ c P-39.1) (« Loi sur le privé ») applicable aux cabinets de notaires a récemment été modifiée de manière importante par la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (LQ 2021, c. 25), aussi connue sous le nom de projet de loi 64 ou Loi 25.
Quelle est notre Politique de confidentialité ?
Me Diana DUMINICA, Notaire Inc. (« nous », « notre étude ») prend à cœur la protection de vos renseignements personnels.
Notre Politique de confidentialité (la « Politique ») a pour but de vous expliquer comment nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels lorsque vous utilisez notre site Internet ou retenez nos services, et quels sont vos droits à cet égard. Nous vous invitons également à consulter nos Politiques et pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels.
Cette Politique ne s’applique pas aux sites Internet de tiers, incluant ceux auxquels il est possible d’accéder en cliquant sur des liens qui pourraient se trouver sur notre site Internet. Nous ne sommes pas responsables à l’égard de tels sites. Si vous consultez un site Internet de tiers, celui-ci disposera de ses propres politiques que nous vous invitons à consulter avant de soumettre vos renseignements personnels, le cas échéant.
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De manière générale, l’expression « renseignement personnel » désigne tout renseignement sur un individu identifiable ou qui permet d’identifier un individu. Il pourrait donc s’agir de votre nom, adresse courriel ou date de naissance.
Toutefois, la notion de « renseignement personnel » ne comprend généralement pas vos coordonnées d’affaires, telles que votre titre, adresse professionnelle ou numéro de téléphone.
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Dans le cadre de vos interactions avec nous, nous pouvons recueillir certains de vos renseignements personnels suivants :
• Vos coordonnées personnelles, telles que votre nom, adresse, courriel et numéro de téléphone ;
• Des renseignements que vous nous fournissez dans le cadre de notre prestation de services, incluant des renseignements personnels sensibles, tels que votre origine raciale ou ethnique, votre état de santé ou votre orientation sexuelle ;
• Des renseignements relatifs à la facturation, tels que votre adresse de facturation ou vos informations bancaires ;
• Des renseignements relatifs au recrutement, tels que votre curriculum vitae.
Dans tous les cas, nous nous efforçons de limiter la quantité de renseignements personnels que nous recueillons à ce qui est strictement nécessaire aux fins décrites dans la section « À quelles fins utilisons-nous vos renseignements personnels ? ».
Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès de personnes mineures.
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Nous recueillons vos renseignements personnels directement auprès de vous avec votre consentement, lorsque vous interagissez avec nous (par exemple, lorsque vous nous contactez pour obtenir des services juridiques, remplissez un formulaire transmis via courriel ou répondez à une offre d’emploi).
Il est toutefois possible que nous recueillions vos renseignements personnels auprès de tiers lorsque vous y avez consenti, ou lorsque la loi nous le permet.
Comment protégeons-nous la confidentialité de vos renseignements personnels ?
Les renseignements personnels que nous recueillons sont conservés de manière confidentielle conformément à la législation applicable. En outre, si vous choisissez de nous transmettre des renseignements personnels par courriel ou par le biais d’un formulaire, nous utiliserons uniquement l'information requise pour répondre à votre message et permettre d’y donner suite, en nous assurant d’en préserver la confidentialité.
Nous prenons également des mesures administratives, techniques et physiques raisonnables afin de protéger vos renseignements personnels contre leur perte, vol, accès ou utilisation non autorisés. Par exemple, nous veillons à restreindre l’accès à nos bureaux et à nos équipements informatiques, en plus de sensibiliser notre personnel ainsi que les membres de notre étude à la sécurité et à la confidentialité des renseignements personnels auxquels ils ont accès. Nous prenons également des mesures contractuelles (accord de confidentialité et non divulgation) avec les employés de notre étude afin de protéger vos renseignements personnels et afin d’assurer la sécurité et à la confidentialité des renseignements personnels auxquels ils ont accès, le tout afin de tenir compte des nouvelles
De plus, les employés de notre étude, qui traitent où qui ont accès à des renseignements personnels, ont également été sensibiliser et ont suivis une formation sur les règles relatives à la protection des renseignements personnels et sur les pratiques en matière de cybersécurité et de protection des données pour tous (Art. 10 de la Loi sur le privé).
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De manière générale, nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels qu’avec votre consentement.
En communiquant avec nous, en nous fournissant volontairement vos renseignements personnels, ou en naviguant sur notre site Internet, vous consentez à la collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels conformément à cette Politique. Si vous nous fournissez les renseignements personnels d’un tiers, vous déclarez détenir le consentement ou le pouvoir nécessaire pour nous permettre de recueillir, utiliser et communiquer ces renseignements conformément à cette Politique.
Sous réserve de certaines restrictions juridiques ou contractuelles, vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en nous contactant tel qu’indiqué dans la section « Comment nous joindre ? ».
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De manière générale, nous utilisons vos renseignements personnels aux fins suivantes :
• Vous fournir des services juridiques ;
• Créer, maintenir et améliorer nos relations d’affaires avec vous ;
• Recruter du personnel et des membres de notre étude ;
• Veiller au respect de nos obligations juridiques et réglementaires ;
• Veiller à la bonne conduite de nos affaires, incluant la facturation et la gestion de nos dossiers ;
• Toute autre fin qui est autorisée par la loi ou à laquelle vous consentez.
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Les renseignements personnels recueillis par notre étude (Me Diana Duminica, Notaire Inc.), sont hébergés sur des serveurs sécurisés situés au Québec, notamment au Canada.
Il est également possible que nous partagions vos renseignements personnels avec des partenaires d’affaires étrangers (par exemple, des avocats, ou des correspondants étrangers), dans le cadre de la prestation de nos services.
Lorsque vos renseignements personnels sont ainsi transférés à l’étranger, des engagements contractuels afin de protéger la confidentialité de ces informations sont mis en place si la loi l’exige.
Quels sont vos droits ?
Vous disposez des droits suivants :
• Le droit à la protection de la confidentialité de vos renseignements personnels ;
• Le droit d’accéder et de faire rectifier vos renseignements personnels ;
• Le cas échéant, le droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation de vos renseignements personnels.
Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec nous de la manière indiquée dans la section « Comment nous joindre ? ».
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Nous conservons vos renseignements personnels seulement pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la présente Politique et pour nous conformer à nos obligations juridiques, déontologiques et réglementaires. Après ce délai, vos renseignements personnels seront détruits de façon sécuritaire ou anonymisés.
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Au sein de notre étude, vos renseignements personnels sont uniquement accessibles à nos employés, mandataires et notaires dont les fonctions le requièrent.
Nous pouvons également partager vos renseignements personnels avec des tiers lorsque la loi l’exige ou encore, avec toute institution financière, avec tout syndicat de copropriété ou compagnie de gestion d’un immeuble (si la propriété sujette est détenue en copropriété divise), avec un arpenteur-géomètre ou à tout autre tiers qui le nécessite.
Dans ce dernier cas, nous prenons les mesures nécessaires afin de protéger adéquatement vos renseignements personnels (par exemple, en adoptant des mesures contractuelles spécifiques et en limitant le partage de vos renseignements personnels).
Nous pouvons également partager vos renseignements personnels lorsqu’une rencontre se fait virtuellement (à distance) via l’application Microsoft Teams. Veuillez noter que nous sommes dans l’obligation d’utiliser la plateforme Microsoft Teams pour toute rencontre virtuelle (plateforme autorisée par la Chambre des notaires) et que cette application partage automatiquement toute adresse courriel, utilisée pour l’invitation, avec les autres intervenants faisant partie de la même invitation et devant être présent à ladite rencontre virtuelle. Or, lorsque vous nous mandater pour une rencontre virtuelle, vous consente à ce que vos renseignements personnels soient partagés.
Malgré ce qui précède, nous ne divulguons aucun renseignement protégé par le secret professionnel, à moins que vous n’ayez renoncé à ce privilège, que nous ayons obtenu votre accord préalable ou que nous soyons obligés de le faire en vertu de la législation applicable
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Notre Politique peut être mise à jour de temps à autre, afin de refléter des changements législatifs ou opérationnels au sein de notre étude.
Quoique des avis de mise à jour puissent être utilisés, l’affichage de la Politique révisée sera réputé constituer un avis suffisant.
Le fait de continuer à utiliser notre site Internet ou nos services constitue une acceptation de votre part de cette Politique et de toute mise à jour.
La date de dernière mise à jour de la Politique est le 22 septembre 2023.
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Si vous souhaitez en savoir plus sur la protection de vos renseignements personnels ou souhaitez exercer vos droits, veuillez communiquer avec Me Diana DUMINICA, notaire, notre Responsable de la protection des renseignements personnels (Art. 3.1 de la Loi sur le privé), aux coordonnées suivantes :
Adresse : 2088, boulevard Saint-Laurent, suite 112, Montréal (Québec) H2X 2T2
Courriel : diana@ddnotaire.com
Téléphone : (514) 578-6079